arrangerandets fröjder

Arrangörsgruppen

Hjortar

Av Maria Mattiasson

Oftast när vi vill arrangera äventyr gör vi det tillsammans med en eller ett par kompisar. Tillsammans spånar vi fram roliga idéer och frän rekvisita, delar upp arbetet och skäller på varandra när vi inte blivit klara i tid. Att arrangera i grupp är en ständig källa till glädje men även till frustration och konflikt.
Denna korta artikel vill bestämt hävda att genom att agera på ett mer medvetet sätt kring de problemkällor som kan finnas i en arrangörsgrupp kan vi undvika de flesta fallgropar och göra arrangerandet mer inspirerande och kul.

Medvetenhet och respekt

En arrangörsgrupp är en speciell sammanslutning som kräver att alla medlemmar i gruppen aktivt arbetar för det gemensamma målet, detta till skillnad från t ex en kompisgrupp där inget mål finns (förutom kanske att ha så mycket kul som möjligt). De flesta arrangörsgrupper består av kompisar som bestämmer sig för att ordna äventyr. Kompisskapet gör att man sällan reflekterar över hur gruppen fungerar och hur den är sammansatt. För att arrangerandet ska flyta smidigt krävs att man i gruppen är medveten om just dessa frågor och fattar medvetna beslut därefter.
Det är också väldigt viktigt att man i arrangörsgruppen tillämpar regeln om ömsesidig respekt. Denna den mest grundläggande av alla regler har vi alla med oss någonstans i bakhuvudet och vi tillämpar den oftast om vi kommer ihåg den. Välj istället att på ett medvetet och uttalat sätt låta den genomsyra allt som arrangörsgruppen gör. Detta innebär, omvandlat i praktik, att samtliga medlemmar visar respekt för sina medarrangörer genom att på ett ansvarsfullt sätt fullgöra sina åtagande. Men även att om en av arrangörerna inte har möjlighet att fullgöra sina åtagande att han eller hon meddelar detta till sina medarrangörer på ett tidigt stadium och att medarrangörerna respekterar att andra saker i livet kan komma i vägen.

Själva arrangörsgruppen

Det finns en klar poäng i att inte vara för många i arrangörsgruppen, ett lämpligt antal kan vara tre eller på sin höjd fyra personer. Detta för att göra samordningen av gruppens arbete överskådligt, för att göra det praktiskt möjligt för gruppen att ha tät kontinuerlig kontakt och för att gruppen ska kunna utveckla en klar och gemensam målbild.
Ibland är det dock nödvändigt att inkludera fler människor, t ex vid arrangerandet av ett stort äventyr. Vid dessa tillfällen är det bättre att behålla en liten kärngrupp med arrangörer och engagera underarrangörer vars uppgifter kan variera från att sy dukar och tabarder till att ansvara för ett värdshus eller en delegation från Dannsleifklanen.

Klargöra målet

Nästan alla äventyr börjar som en idé, en vision för arrangörens inre öga. Genom samtal och diskussioner med medarrangörerna bör så småningom en gemensam vision för hela arrangörsgruppen arbetas fram. Det är i detta skede väldigt viktigt att samtliga arrangörer deltar på ett aktivt och ärligt sätt i arbetet att skapa denna gemensamma vision och att visionen delas av alla arrangörer. På detta sätt undviks att det i ett sent skede upptäcks att de olika arrangörerna haft helt olika idéer och egentligen arbetat mot olika mål. Med en gemensam vision och målsättning är det enklare att behålla viljan och glädjen genom alla arrangörsskapets roliga och mindre roliga bitar.

Att nå målet

En alternativ rubrik till detta stycke hade varit: "Planera! Planera! Planera!" för planering är i all sanning nyckeln till att nå sitt mål; att arrangera ett bra äventyr, men det handlar egentligen om mer än bara planering, det är ett sätt att tänka.
Ofta framställs det som om den kreativa process som ett äventyrsarrangerande består av upphör då visionen, eller målet, är klargjort. Man ställer det "roliga" intrigmakandet i motsats till det "tråkiga" planerandet och för att undvika "det tråkiga" minimerar arrangören så långt det går mängden planering. För att undvika det tråkiga "skjuter" sig arrangören i foten och får i slutändan inte möjligheten att levandegöra den vision som arrangörsgruppen skapat.
Planering är ett verktyg som ska användas för att nå målet, det är inget självändamål. Genom planering och att arbeta på ett strukturerat och genomtänkt sätt kan arrangören bespara sig många timmars hårslitande och stress. På detta sätt används ordningen (planeringen) i inspirationen tjänst och blir ett viktigt redskap
. Genom att redan från början lägga upp en plan och göra en checklista kan arrangörerna hela tiden ha koll på vad som redan ska vara gjort, ska göras och vad som är tid att börja förbereda. På denna checklista bör kontinuerliga arrangörsmöten finnas. Dessa möten bör användas till att kolla om allting flyter enligt planeringen. Om inte, bestämma hur problemen bör åtgärdas.
Arrangörsmöten bör planeras långt i förväg så att alla kan delta. Till mötena bör eventuella underarrangörer kontaktas så att arrangörerna före mötet har en klar bild av hur arbetets framskrider. Dessa kontakter med underarrangörer bör tas på ett uppmuntrande och respektfullt sätt, även om denna skulle vara försenad i sitt arbete så blir resultatet bättre om man påminner på ett huvudsakligen positivt sätt.
Det är stor risk att saker glöms bort om de inte skrivs ned. Ett handgripligt råd är att i arrangörsgruppen skapa listor där avslutade delar kan prickas av.

Den största fallgropen för en arrangör är att försöka göra allting själv utan hjälp från med- och underarrangörer. Detta är en säker återvändsgränd som bara leder till att du som arrangör bränner ut dig och att äventyret blir mediokert som bäst. De råd, förslag till tankesätt och arbetssätt som beskrivits här, är avsedda att skapa en bra arrangörssituation för alla inblandade, och gör det möjligt att undvika situationer där en arrangör gör allting.
En rekommendation är att arrangörsgruppen vid första planeringsmötet tillsammans skapar en uttalad "överenskommelse". Denna överenskommelse binder arrangörerna att genomföra de delarbeten de åtagit sig. Det kan tyckas vara en smula överdrivet att kräva ett uttalat muntligt avtal, men genom att utala de förväntningar som finns på medarrangörerna såväl som en själv blir sammarbetet i gruppen tätare och ärligare. Överenskommelsen bör användas för att understryka att arrangörsgruppen ger den som åtar sig en uppgift ett förtroende. Genom att betona de förtroenden vi ger snarare än de krav vi ställer på varandra kan vi ytterligare motivera den enskilde med- eller underarrangören att fullgöra sina åtaganden.

Det finns ett flertal viktiga områden som jag inte här kommit att beröra. T ex arrangörsgruppens ansvar och agerande under själva äventyret (bör det t ex alltid finnas helnyktra arrangörer till hands?). Dessa frågor bör diskuteras i arrangörsgruppen och beslut tas, så att det inte bara "blir" på ett visst sätt.
Avslutningsvis vill jag understryka vikten av att du som arrangör är tydlig och ärlig med dina tankar och känslor, främst mot dig själv ( t ex vill jag verkligen sy femtioelva dukar och har jag verkligen tid att göra det?) men även mot dina medarrangörer. Givetvis också mot arrangemangets deltagare för vilkas skull du ju trots allt började med hela projektet. Om du vet vad du vill och kan förmedla detta, kommer arrangörsgruppen kunna fatta mer medvetna och genomtänkta beslut och dess arbete kommer flyta smidigare än någonsin tidigare.