arrangerandets fröjder

Ekonomin i ett äventyr

Hjortar

Av Lina Sjögren

Från att ha varit ett kompisgäng som glatt kastat sig ut i skogen utan större förberedelser har Gyllene Hjortens evenemang blivit större och större. Detta innebär, förutom att äventyren blir mer påkostade och mer innehållsrika, att administrationen bakom det hela också blir större. I förra numret av Hjortspår kunde vi läsa om hur viktigt det är att få ut information om äventyret, så att det blir många som vill deltaga. Jag tänkte skriva om den ekonomiska biten, hur man lättast klarar sig från skulder och en grinig kassör.

Förberedelser

Innan äventyret, så långt som innan första utskicket, ska arrangörerna ha tänkt igenom hur den ekonomiska biten ska se ut. Detta för att man ska ha undersökt om evenemanget överhuvudtaget kan gå ihop ekonomiskt utan att ruinera föreningen och för att ha beräknat hur stor deltagaravgiften blir. Det är lämpligt att sätta ihop en budget. I en budget ska de inkomster och utgifter som beräknas ingå i äventyret finnas med, och dessutom gå jämnt upp.

I ett tänkt äventyr kan budgeten se ur så här:

Inkomster Utgifter
Deltagaravgifter 25 pers á 120 kr 3000 kr Utskick (100 st), kopieringskostnader 420 kr
Försäljning dryck och tilltugg 400 kr Lokalhyra 300 kr
Rekvisita 950 kr
Transportkostnader 500 kr
Telefonkostnader 150 kr
Inköp dryck och tilltugg 400 kr
Övrigt 340 kr
Förslitning 340 kr
S:A 3400 kr S:A 3400 kr

Anmälningsavgiften: Räkna efter realistiskt hur många som kan tänkas anmäla sig. Är ni ute i god tid, hur många deltagare vill ni ha? Det är bättre att räkna för lågt istället för högt eftersom anmälningsavgiften oftast är den enda inkomstkällan och därför är en känslig post.

Utskicken kanske blir i flera omgångar, portot är dyrt och dessutom kostar det oftast att trycka/ kopiera material.

Lokalhyran beror på om ni är ute eller inne (såklart) men oftast så vet man säkert hur mycket det kostar.

Transporter blir det ofta fler än man tror. För att hitta ett passande område/lokal krävs det en del åkande. Dessutom kanske ni måste köra fram och tillbaka flera gånger under evenemanget. Jag har räknat med 10 kr/mil, en ganska låg summa med tanke på att bara bränslet kostar över 8 kr/l.

Telefon: Att ta betalt för telefonkostnader är inte fel. Särskilt om ni har tänkt att informera mycket per telefon.

Rekvisita är viktigt i de flesta äventyr och kostar en hel del. Nu kanske inte äventyret behöver betala allt. Det kan vara av intresse av föreningen att köpa in en hel del saker, hör med kassören!

Övrigt är en post som alltid ska finnas med i alla beräkningar. Detta för att det oftast händer något oväntat som kostar pengar och då ska inte hela ekonomin knäckas av det. Man brukar räkna med att 10% av inkomsterna ska sättas på övrigt.

Förslitning är en post som vi har i Gyllene Hjorten därför att vårt materiel ofta tar stryk ute på äventyr, inte bara tälten utan även annan utrustning. För att kunna återställa detta behåller föreningen 10% av inkomsterna.

I detta tänkta äventyr tänker arrangörerna köpa in en del dryck och tilltugg för försäljning. Detta är en post som oftast brukar vara svårast att beräkna. Fler än ett äventyr har gått med förlust på grund av att en hel del mat har blivit över eller sålts med förlustpriser. Tänk därför igenom noga hur ni vill lösa matfrågan på ert evenemang. Ska det ingå en festmåltid, eller tar man med sig maten själv? Vill ni sälja mat gör ni klokt att informera tydligt att det finns mat och dryck att tillgå så att äventyrarna tar med sig pungar fulla med silver, och inte egna kålrötter. Prata med någon arrangör som har haft ett liknande upplägg som ni har tänkt er, eller med kassören. Detta gäller för övrigt för alla frågor som kan tänkas komma upp när ni funderar över budgeten.

Efter allt arbete med budgeten har ni fått den godkänd av kassören och fått iväg ert utskick. I utskicket ska, förutom en hel del andra saker som har tagits upp tidigare, avgiften för äventyret och sista anmälnings- och betalningsdatum anges. Vi brukar ha en avgift för medlemmar och en för ickemedlemmar som är ungefär 25% högre. I det här fallet kommer ickemedlemmar att få betala 150 kr. Eftersom arrangörerna är ute i god tid kan man ta ett sista betalningsdatum som är ca två-tre veckor innan äventyret. Då hinner alla postgiroinbetalningar registreras och man kan i god tid kontrollera vilka som har betalat. Efter sista betalningsdatum kan man fortsätta att betala, men till en högre avgift. En person som anmält sig och betalat och innan sista betalningsdatum meddelar att han inte kan vara med får pengarna tillbaka. Efter sista betalningsdatum beror det på om man är sjuk eller hur tidigt man säger till, men man kan inte garanteras alla pengarna tillbaka. Innan äventyret hör ni av er till kassören som berättar vilka som har betalat deltagaravgiften och vilka som inte har betalat. Sedan vid evenemanget är det upp till arrangörerna att kontrollera att de som är med också har betalat.

Under evenemanget

När det senare visar sig att det finns intresse för ert evenemang kanske ni vill börja handla allt det ni behöver. Då är det lämpligt med ett förskott från föreningskassan som kassören som ordnar. Lättast går det med ett postgiro eller personkonto så slipper kassören stå i långa bankköer. Nu gäller det att ni behåller alla kvitton för de saker ni köper. Lägg dem i en kartong eller ett kuvert och håll reda på detta så slipper ni mycket bekymmer senare.

Efterarbetet

Äventyret fortlöpte strålande och ni är helt utmattade efter allt jobb ni har lagt ner. Tyvärr är det inte slut på allt jobb än. Kassören vill nämligen ha en redovisning på hur pengarna har använts. Oftast har kassören förståelse för att ni har jobbat hårt och inte alls vill sitta och skriva en redovisning. Men det blir inte bättre av att vänta för länge för då glömmer man ganska snabbt hur man gjorde och tänkte. Ni bestämmer ett datum med kassören när redovisningen ska vara klar, ca två-tre veckor efter äventyret. Redovisningen kan se ut så här:
Budgeterat Utfall Verifikat
Inkomster
Deltagaravgifter 25 á 120 kr
3400 kr
30 á 120 kr
3600 kr
Försäljning 400 kr 380 kr
S:A 3400 kr 3980 kr
Utgifter
Utskick/Kopiering 420 kr 500 kr 1,2
Lokalhyra 300 kr 300 kr 3
Rekvisita 950 kr 1080 kr 8,9,10,11,12
Transport 500 kr 570 kr 4,5,6
Telefon 150 kr 150 kr 7
Inköp dryck/tilltugg 400 kr 420 kr 13,14,15
Övrigt 340 kr 390 kr 16,17
Förslitning 340 kr 400 kr
S:A 3400 kr 3810 kr
In - Ut = 3980 kr - 3810 kr = 170 kr

Det här äventyret gav ett överskott på 170 kr. Det är absolut inte något krav att ett äventyr ska gå med vinst, men underskott ska man i alla fall försöka undvika. Men ett eventuellt sådant täcker självklart föreningen om man har handskats försiktigt med pengarna. Verifikaten är de kvitton man har fått vid betalning. Ibland får man skriva ett eget kvitto, vid t ex ersättning för transporter, som undertecknas av den som har mottagit pengarna. Kvittona numreras och sätts upp på A4-papper, inte som något blädderblock utan ett par på varje sida. Dessa medföljer redovisningen.
Fler anmälde sig till äventyret än beräknat, men utgifterna blev också större. Budgeten och verkligheten stämmer oftast inte överens, men det viktiga är att man har tänkt igenom allt innan äventyret, så slipper man många bekymmer.
Använd sunt förnuft och håll ordning på papperen så löser sig det mesta, och ni kan alltid höra av er till kassören om det är något som är oklart!