arrangerandets fröjder

Information

Av Patrik Oksanen

Får du inte ut information inför ett evenemang spelar det ingen roll om du har världens häftigaste och läckraste upplägg. Ingen kommer att komma. När det gäller information till äventyr kan avsnittet delas upp i tre delar, hur lägger jag upp en informationskampanj, hur utformar jag informationen och vilken information behövs?
Denna artikel av Patrik Oksanen behandlar framför allt den första punkten; hur lägger jag upp en informationskampanj för att få deltagare till ett äventyr.

Erfarenheter har visat att det inte längre går att arrangera evenemang i Gyllene Hjorten genom att bara säga att det blir nog något äventyr/blot/fest någon gång. Det behövs mer information än ett utskick i sista stund för att locka tillräckligt många deltagare att lägga ned pengar, tid och energi.
I Gyllene Hjorten, liksom i all form av kommunikation, finns flera olika kanaler genom vilka man kan förmedla information. Litet grovt kan vi dela upp kanalerna i aktiva sätt att nå deltagare och i passiva sätt att nå deltagare. De aktiva sätten förutsätter inte att deltagaren själv söker upp information. Information serveras i någon form. De passiva sätten är raka motsatsen. Här måste deltagen själv ta initiativet för att få information. Men låt oss börja med att titta närmare på de aktiva sätten.
Den vanligaste kanalen i föreningen är utskick på papper. Det sker antingen iform av ett separat äventyrsutskick eller som en del i Hjortspår.
I samband med Brott & Straff testade arrangörerna en papperslös väg. Evenemanget var tänkt som en minitillställning, men kom i tiden mellan två Hjortspår. Arrangörerna ansåg att det var en för stor belastning för budgeten, i förhållande till evenemangets storlek, att göra ett separat utskick till alla medlemmar.
Istället gick man ut med information via e-post (läs Wenheims-kuriren). Den informationen kom regelbundet och innehöll bakgrund och anmälningsformalia. E-posten kombinerades med telefonsamtal, eller samtal när man träffades, till de som inte hade e-post. Syftet var att alla skulle nås av budskapet att en tillställning var på gång. Till personer som var intresserade skickades dessutom all information, som gått ut via e-post, med den vanliga posten. För de som vistades i lokalen fanns även papperskopior av e-postutskicken uppsatta.

Framför allt finns två metoder för att tillhanda information som deltagaren kan skaffa sig genom egen handling; hemsida och förträffar. Hemsidan kan man fylla med berättelser, rykten, praktiskt information och mycket annat. Den andra metoden, som jag kallar för förträff - men som även går under benämningar som sagokväll och nationaldag, kräver att deltagaren tar sig till platsen för mötet. Syftet med mötet är att sprida inspiration, delaktighet, förväntan och information.

Vad finns det för för- och nackdelar med de olika informationskanalerna? Rent generellt kan man säga att de aktiva sätten behövs i ett första skede. Deltagarna måste känna att de är viktiga, att det kommer att bli ett bra evenemang, och de måste känna en lust att delta. När det väl är uppnått kommer de mer självmant att söka information, via hemsida, förträffar eller telefonsamtal.
Det bästa, och rättvisaste sättet, är att göra ett utskick. Utskicket når alla samtidigt (nja, nästan - det är ju Posten som delar ut brev...), kan innehålla mycket information och har potential att inspirera. Nackdelen är att den är förhållandevis dyr och kräver en del arbete. Framför allt måste det finnas någon som kan skriva, lay-outa och helst teckna. Ett ordentligt utskick, där alla tre bitarna är bra, slår faktiskt det mesta.
Lillebrorsvarianten är en sida i Hjortspår. Fördelen är att den är billig (föreningen betalar papper och porto) och den behöver inte kräva en arbetsinsats med lay-outen (varför tror ni det finns redaktörer?). Den främsta nackdelen, om inget annat kommunikationssätt används, är i mitt tycke att arrangörerna signalerar att de inte satsar riktigt på evenemanget. Det är bara att konstatera; att vara med enbart i Hjortspåret i numret före evenemanget innebär med stor sannolikhet att det blir inte särskilt mycket information förmedlat.
E-posten har fördelen av att vara snabb och extremt billig. Det går att skicka mycket information, i stort sett hur ofta som helst. Det går dock inte att förlita sig på E-post allena. Långt ifrån alla har en E-postadress, och långt ifrån alla som har en adress kollar den frekvent. För åtskilliga år framåt kommer E-posten att vara ett bra komplement, och i vissa fall en nödlösning.
Det kanske trevligaste sättet är att ringa direkt hem till folk. För det första känner den uppringde sig smickrad och för det andra kan eventuella frågor och tveksamheter avklaras på en gång. De två största nackdelarna med telefonuppringningen är tidsåtgången och kostnaden. Har du otur, eller tur om man så vill, kan du bli sittande en timme eller två med samma person. Det är tidsödande, och dyrt. En annan sak som gör att telefonen aldrig kan ersätta ett utskick är att informationen via telefon aldrig kan stå svart på vitt.
Jag tror att vi behöver få en del av informationen svart på vitt för att få en känsla av att det här är verkligt, det här blir av och det här är seriöst. Jag tror också att man behöver få den informationen på det sättet för att ha en möjlighet att i lugn och ro smälta evenemanget.
Däremot ska telefonen användas som ett komplement för att få deltagare att anmäla sig och för att motivera nyckelpersoner i plotten.
En egen hemsida har den uppenbara nackdelen att det kräver att alla har tillgång till en dator med Internet, det har inte alla. Som komplement har hemsidan sina stora fördelar. Det går att lagra mycket information och deltagaren kan i egen takt söka information som är lämplig för denne. Men som ensam informationsbärare? Nej, knappast om du inte hade tänkt att anordna en data-freakad SF-tillställning.
Det bästa sättet att få en större grupp motiverad för evenemanget, och att få dem att dra åt samma håll, är att anordna inspirerande - men ändå lättsmälta träffar. Har man ett äventyr i Dahlen blir det ganska passande med förträffen Dahlens nationaldag. På den viktiga dagen bjuder man på lokala delikatesser, historier, rykten, lekar och uppträdande. På så sätt kan man levandegöra rollspelsvärlden innan man inträder i den.
Det krävs dock att du får informationen om träffen innan, och då måste du använda dig av någon "aktiv" metod. Den andra, uppenbara nackdelen, är att alla bor inte på samma ställe. Ordnar man någonting i Gävle kan man inte förvänta sig att folk från andra orter dyker upp. På samma sätt är det om man förlägger ett möte till Uppsala, Göteborg eller Umeå.

Vilket sätt är då bäst? Det allra bästa är ändå en kombination av alla kanalerna, där man utnyttjar de olika sättens styrka på ett genomtänkt sätt. Låt oss titta på hur det skulle kunna se ut:

Vad vi vill åstadkomma är ett stort våräventyr, låt oss säga det största och bästa som gjorts i Gyllene Hjorten. Vi vill ha runt 80 deltagare, långt fler än vad vi har medlemmar. Vi vill dessutom att alla deltagarna ska vara väl insatta i intriger, bakgrunder och rykten. Hur ska vi göra för att nå det målet?

En informationsplan för det superläckra våräventyret Allan i Skogen

Etableringsfasen

(november-januari)
Under den här perioden bestämmer dig DU, Oskar, Pelle, Olivia och Ann-Katrin för att anordna Allan i Skogen. Ni har planer för område, och en massa läckra intriger. Det första ni har att göra nu är att etablera Allan i Skogen i folks medvetande. Ett datum ska bestämmas tidigt. Sedan ska vetskapen om att Allan i Skogen är på gång och det blir jättehäftigt komma till folks kännedom. Lämpligt är att se till att ha material för en annons i Hjortspår och att komma med i Gyllene Hjorten-kalendariet. Det är också bra om arrangörerna under den här perioden kan knyta upp gruppledare till olika grupper. Gruppledarna fungerar som vad kommunikationsteorin skulle ha kallat för opinionsledare. Det innebär att de är personer som kan sprida vidare budskapet till flera personer, och det är ett utmärkt sätt att få flera intresserade, särskilt i förhållande till arbetsinsats.

Värvningsfasen

(januari-april)
I den här fasen gäller det att locka folk att anmäla sig. Förhoppningsvis är fas 1 väl avklarad, ingen medlem i Gyllene Hjorten har missat att NI ska göra Allan i Skogen till årets häftigaste grej. Är fas 1 avklarad perfekt kommer anmälningarna att trilla in bara av sig själv. Men eftersom det är Gyllene Hjorten och eftersom det snarast är en önskedröm att anmälningarna bara trillar in behövs det mycket arbete under den här fasen.
Ett bra avstamp kan vara att informera om äventyret på årsmötet. Sedan måste anmälningsuppgifter komma med senast i numret av Hjortspår efter årsmötet. Senare kan det vara läge att gå ut med separat utskick, om man har mycket stämningsinformation som man vill locka med.
Räcker det här då? Nej, knappast. Informationskampanjen bör kompletteras med fler insatser via olika kanaler. Här är Wenheimskuriren och direkt E-post till folk bra komplement. En bra hemsida kan vara ett annat sätt att skapa förväntan och därmed locka deltagare. Ett eller ett par "förträffar" är också att rekommendera. Mot slutet av anmälningstiden bör en telefoninsats göras för att få folk att anmäla sig. Rent krast är det så att de potentiella deltagarna har mycket att göra här i livet. Därför kan den extra uppmuntran och påminnelse en påringning innebär vara avgörande om man åker eller inte.
Eftersom det ska vara 80 deltagare måste hugade äventyrare sökas på andra håll än bland medlemmar. Det är nödvändigt att tidigt damma av telefonboken och ringa till folk och grupper som varit med någon gång eller som visat intresse (och lämplighet) för Gyllene Hjorten. Får man Kalles Skogspojkar i Korpilombolo och Matildas Marodörer i Malmö att komma som grupper på äventyret samt att en hel del andra intresserade lockas med finns det möjlighet att nå upp till målet.

Slutfasen

(april-maj)
Slutfasen är den fasen då de som har anmält sig får information för att kunna spela sina roller på ett bra sätt. Det är rollbeskrivningar, rykten, mer stämningslägen, bakgrundsinformationer som ska finslipas och komma rätt person till handa.
Slutfasen och Värvningsfasen går in i varandra och utgör tillsammans den intensivaste perioden för arrangörerna. Nu är det antagligen inte mer än en månad kvar före Allan i Skogen. Arbetet med att få in anmälningar flyter parallellt med arbetet att få ut lämplig information till deltagarna. Här behövs utskick med rollbeskrivningar, och kanske i samma veva mer bakgrundsinformation. Ett bra komplement om man vill sprida informationen ytterligare om bakgrund och rykten är att utnyttja en hemsida, Wenheimskuriren och "förträffar", varför inte en sagokväll eller en nationaldag?
När det äntligen är dags för Allan i Skogen har NI förhoppningsvis fått ihop alla deltagare som ni vill ha, och de är dessutom väl motiverade, väl insatta och väl förberedda.
Spelet kan börja...

Nu är det här exemplet anpassat för ett stort våräventyr. Men teorin är densamma för mindre evenemang, skillnaden är bara att tidsramarna och antalet kommunikationssätt inte behöver vara lika omfattande.
Och kom ihåg: Communicare neccese est...