arrangerandets fröjder

Planering

Av Tobias Amnell

Hela begreppet "att arrangera ett äventyr" kan väl ses som att planera det? I alla fall nästan. Varför är det då nödvändigt att ha en separat artikel om just detta? Det borde ju ligga som en röd tråd invävd i allt det andra materialet?

Jo kanske det är så. Men jag tror att det finns ett par saker, på ett mer teoretiskt plan, som är värda att ta upp. Saker som inte direkt berör hur man löser praktiska detaljer, men som ger en distans och en insikt i vad det är man håller på med. Det är alltid svårt att få överblick över situationen när man står midjedjupt i dyngan. Därför är det bättre att ha med sig en insikt i vad man gör redan innan man ger sig i kast med arbetets konkreta fasor, ringande telefoner, papperslappar på rymmen och lata medarrangörer m.m.

Det som sägs här bör betraktas som ett försök att beskriva hur planering går till. Jag tror inte att jag har de bästa metoderna eller att jag har kommit på alla viktiga aspekter som måste tas upp. Därför hoppas jag på att ni läsare funderar över vad jag säger och relaterar det till era egna erfarenheter för att sedan återkomma till med kommentarer.

Olika äventyr

När vi talar om äventyr finns det anledning att fundera på vad vi menar. Termen rymmer många olikartade företeelser och det kan vara värt att försöka särskilja olika utmärkande drag bland dessa.
Det finns i huvudsak två typer av arrangemang, stora och små. Mer välkända namn i Gyllene Hjorten är väl äventyr respektive miniäventyr. Skillnaden mellan dessa ligger främst i antalet deltagare. Ett miniäventyr har som mest 10-15 deltagare, medan ett större äventyr brukar ha minst 25.
Men att bara se till antalet, tror jag, är fel sätt att jämföra på. Det finns nämligen en betydelsefull skillnad i sättet att förhålla sig till de två arrangemangstyperna. Det är denna skillnad som ger arrangemangen deras olika karaktär.
Enkelt uttryckt är ett miniäventyr något som man kan fixa genom att ringa till sina kompisar på fredagen och så beger man sig ut på lördagen. Ett äventyr kräver ett helt annat mått av planering. Det krävs utskick, intriger, ekonomisk redovisning osv.
Jag tror att det är viktigt att hålla isär dessa äventyrstyper och komma ihåg att det ena inte är en förstorad variant av det andra. Man gör sig själv och deltagarna en otjänst om man inte är medveten om vad man håller på med.

En alternativ terminologi för arrangemangstyper skulle kunna vara att kalla ett äventyr för en uppsättning och ett miniäventyr för en scen. Jag tycker att detta säger mer om vad det hela handlar om. En scen är en kort händelse, ett möte, en förhandling eller något liknande, som snabbt är över och som inte involverar särskilt många människor.
En uppsättning försöker däremot återskapa en liten bit av Erborigien. Den innehåller flera viljor och intriger som löper in och ut i varandra. Den uppsättning är mer komplex och arbetskrävande att skapa.
Det som skiljer en scen från en uppsättning är främst antalet intriger. I scenen finns endast en intrig eller huvudsaklig händelse. Detta till skillnad från uppsättningen där det finns olika grupper med olika mål som de är fria att uppnå på bästa sätt.
Skillnaden ligger alltså inte främst i antalet deltagare. En scen kan mycket väl vara deltagarrik trots att alla sysselsätter sig med en och samma intrig. Ett exempel på detta tycker jag är "Zaffras död". Där var det just deltagandet som åskådare till uppgörelsen med Zaffra som var den enda bärande idén med arrangemanget.
Jag vill dock säga att denna typ av stora scener sällan är framgångskoncept. Ett stort arrangemang kräver inbjudningar i god tid och omfattande planering. När så deltagaren kommer dit blir denne ofta en relativt passiv åskådare med få möjligheter till aktivt rollspel. Inte bra. Eftersom ett miniäventyr är en relativt enkel sak att skapa kommer det inte att behandlas särskilt i denna skrift. De bitar som är användbara ur den allmänna texten kan ni säkert finna själva.
Vilka slag av större äventyr finns det då? Egentligen är alla arrangemang unika, men ett par olika typer kan ändå urskiljas.
Låt oss kalla den första typen för skogsäventyr. Alltså ett typiskt våräventyr. Då rör det sig normalt många olika grupper i skogarna. Alla med olika mål att uppnå. Dessa tillställningar är ofta ganska fria. Ingen kan på förhand veta vad som skall hända.
Den andra typen är lägeräventyret. Det typiska exemplet är ett midsommarfirande, men även en marknad eller ett härläger är av denna typ. Det finns någon form av tältstad eller läger och deltagarna rör sig inte särskilt ofta från detta. Dessa äventyr håller ofta på under en längre tid och inriktar sig oftare på ett lugnare rollspel.
Till sist har vi inomhusevenemanget. Detta håller på under kortare tid (sällan mer än ett dygn) och utspelar sig vanligen på ett värdshus. Man kan skilja mellan det mer intrigtunga hovet och det mer opretentiösa värdshusfestandet. Till den förra typen hör just många hov och banketter där det inte passar sig att bli full och dum innan arrangemanget är slut. Den typiska festen är Gyllene Hjortens ordens midvinterfirande, vad som avses är alltså ett arrangemang som utspelar sig under en festlighet i Erborigien, inte ett arrangemang som urartar till fylleslag.
Självklart kan alla dessa typer blandas och kombineras, men det blir då ofta som två eller fler separata delar som råkar dela samma plats eller tid. T.ex. har vi haft ett kortare äventyr som leder fram till värdshuset där midvinterfirandet utspelar sig.

Processen

Det första och viktigaste att tänka på när du arrangerar ett äventyr är tiden. All erfarenhet visar att tidsbrist är det absolut viktigaste skälet till att ett arrangemang havererar eller ställs in. Från det datum du bestämt dig för att genomföra projektet skall du ha minst 3 månader på dig. Det är inget skämt! Dessa 3 månader skall räknas från den dag du vet att du kan vara på den planerade platsen.

Området

Detta leder oss över på val av område. Att be folk anmäla sig till ett arrangemang när man inte är 110% säker på att platsen man valt är klar är oansvarigt. Enda ursäkten är att man redan har en reservplats och fortfarande söker ett bättre alternativ. Men då bör den geografiska flytten vara liten så att man inte hamnar i Dalarna istället för en mil utanför Gävle.
Vad bör man tänka på när man väljer område? Att hitta ett bra område är svårt, vare sig det är en byggnad eller ett markområde. Ditt bästa tips på hur du skall finna det är oftast lika bra som någon annans.
Vad skall man då leta efter? Det finns tre fall:
Skog: Området bör ha relativt många stigar och skogen skall vara lätt att ta sig fram igenom. Skogen bör också vara en blandning mellan löv och barrträd, här och där uppbruten av öppna platser. Finns det drickbart vatten på området är det en stor tillgång. Resten av världen, i form av joggare, vägar, elledningar m.m., bör inte kunna störa arrangemanget. Området bör heller inte ligga för långt från civilisationen, 2 mil på skogsväg följt av 3 km marsch genom skogen lockar inga extra deltagare...
Inomhus: Oftast vill man ha ett värdshus eller en festsal. Det får gärna finnas fräna stolar och bord (fast i Gyllene Hjorten har vi ju egna sådana). Man bör ha möjlighet och tillåtelse att täcka över eller flytta sådant som kan störa. Ju färre sådana ingrepp som behövs desto bättre. Även om det ofräna är övertäckt av ett tygstycke syns det att det är något man försöker dölja. För inomhusarrangemang behövs också en avskild plats dit rollspelare kan dra sig undan för att diskutera (intrigera). Antingen ett annat rum eller utanför dörren.
Lägerplatsen: Det viktigaste är en stor öppen plats med mark som det är lätt att sätt upp tälten på. Eftersom man ofta vill ha många deltagare är tillgången till vatten, både för att dricka och för att tvätta sig i, väsentlig. Området får också gärna vara myggfritt, fast kombinationen med vatten är svår... Viktigt är också en körbar väg ända in på ängen så att man slipper bära tälten. För övrigt bör gärna skogen kring lägret uppfylla önskemålen på en bra äventyrarskog ovan.

Tidsplanen

Att i ett tidigt läge skaffa sig en tydlig uppfattning av vad det är man skall göra är bra. I Gyllene Hjorten har vi kravet att göra en budget (och få den godkänd) innan man börjar annonsera arrangemanget. Det är ett vettigt system, av flera anledningar. Dels får föreningen en viss insikt i vad som sker och kan påpeka fel och brister innan de orsakar skada.
En viktigare aspekt är att arrangören tvingas tänka till och konkretisera sina planer. För att skapa en budget behöver man ju veta vilken rekvisita man behöver, hur många utskick man vill ha och vad de får kosta osv. Om man i samma veva som man skapar budgeten skapar en tidsplan över vad som skall göras kommer allt att gå mycket bättre.
På sätt och vis kan man se tidsplanen som en budget för tidsanvändandet (istället för användandet av pengar). För att skapa den måste man identifiera vilka aktiviteter man måste utföra. Exempel på aktiviteter är att göra utskick, skriva roller, tillverka ny rekvisita, inventera tälten, rekognosera området osv. Alla aktiviteter bör förses med en beräknad tidsåtgång och ett datum för senaste färdigställande. Vet man också på detta tidiga stadium vem som skall utföra dem så är det bra.
När man väl har alla aktiviteter kan man pricka in dem i kalendern. Syftet, som jag ser det, är inte främst att skapa en plan som måste följas slaviskt. Däremot får man en överblick över arbetsbördan och undviker att lura sig själv med "det ordnar sig sen". Vill man, finns det förstås en uppsjö professionella metoder för projektplanering som används i industrin (för nya bilmodeller, broar eller mjukvarusystem t.ex.). Att använda dem verkar dock som att ta till ett alltför grovt artilleri för våra små tillställningar...
Vad vill vi då ta med i vår tidsplan? Givetvis skiljer det sig från arrangemang till arrangemang, men jag vill ändå försöka ge ett tänkt förslag på utseende. Här är tanken att någon har fått en ide till nästa års våräventyr som han vill genomföra och har vidtalat två vänner att vara med. Planen har initiativtagaren skapat för att presentera för de andra arrangörerna på det första mötet. Initiativtagaren, Kalle, har redan ett bra skogsområde på lager.

Tidsplan för tänkt våräventyr.

15 feb	Planeringsmöte 1, deltagare: Kalle, Mia och Svenne Allmän brainstorming, budgetutkast, börja skissa på utskick.
28 feb	Budget klar, lämna till kassör. (Kalle ansvarig)
+ 1 v.	1:a utskicket ut. (Kalle ansvarig)
8 mar	Planeringsmöte 2, deltagare: Kalle, Mia och Svenne Diskutera roller och tillkallande av underarrangörer.
mars	Börja skriva roller. (Mia och Kalle ansvariga)
13 apr	Planeringsmöte 3, deltagare: Kalle, Mia och Svenne och eventuella underarrangörer. Kontrollera arbetets fortskridande.
april	Börja med rekvisita. (Svenne + medhjälpare ansvariga)
19 apr	Alla skrivna roller klara. Utskick 2 klart (Kalle ansvarig). Alla deltagare får detta när de har betalt.
3 maj	Rekvisita klar.
4 maj	Sista anmälningsdag.
9 maj	Planeringsmöte 4, deltagare: K, M, S Genomgång av läget. Dags för eventuella krisinsatser.
v. före	Förberedelser på plats.
21-24	Våräventyr

För vems skull?

Att arrangera ett äventyr är i grunden en altruistisk (dvs motsatsen till egoistisk) sysselsättning. Du gör något för andra för att du tillsammans med dem ska kunna ha kul. Att tänka i termer av att du gör något för andra kan vara nyttigt. Det fokuserar nämligen på vad dessa andra förväntar sig av dig.
Har du en gång börjat ta emot anmälningar till ditt arrangemang har du skapat en förväntning om att det skall bli av. Ju längre tiden går och ju mer du arbetar med arrangemanget desto större blir förväntningarna. Både på att det skall bli bra och framför allt på att det inte skall ställas in.
Ibland inträffar saker som gör att man tvingas ställa in, områden kan bli obrukbara eller medarrangörerna sviker. Det riktigaste man kan göra då är att fatta ett snabbt beslut och inte gå och vänta i ett par veckor i hopp om att försynen skall lösa allt åt en. Det är alltid bättre om arrangemanget ställs in med två månaders varsel istället för två veckors.

Ansvaret mot deltagaren blir även aktuellt vid arrangerandet av stora scener enligt ovan. Dessa får ofta en s.k. spårvagnsintrig. Det vanligaste felet som brukar uppträda vid dessa tillfällen är att somliga deltagare blir förpassade till statistroller. Det måste undvikas! Alla deltagare har betalat samma avgift och har samma rätt till en bra roll och en rolig upplevelse.
Därmed inte sagt att alla kan få exakt samma möjligheter. Det är t ex skillnad på att spela soldat och att spela prins, men har arrangören gjort ett bra jobb har soldaten en intressant roll och får delta i bra soldatintriger. Statistroller innebär inte bara att deltagaren har tråkigt. Min erfarenhet säger att den som tvingas in i en sådan roll inte heller gör något för att ta sig ur den. Anklagas deltagarna sedan för att "ha varit för passiva" eller "klätt på sig dumstruten" finns det anledning att i alla fall misstänka att arrangören har tänkt fel från början.