arrangerandets fröjder

Vad behöver sägas?

Av Tobias Amnell

Liksom allt annat i äventyrsarrangerandet är informationen inget självständigt, utan något i högsta grad invävt i alla andra aktiviteter. I planeringen måste informerandet tas med som något som måste göras, liksom i budgeten där utskickskostnader skall tas med. För roller och intriger är det helt enkelt en förutsättning att tillräcklig information når ut till deltagarna osv.
I den här artikeln tänker jag dock inte beröra allt detta. Jag tänker främst hålla mig till hur information kan presenteras och förmedlas, samt till det som skulle kunna kallas "den hårda informationen" om praktiska ting som mat och sovplatser.

Som jag ser det har informationen inför ett äventyr två syften:

Att locka folk att komma.
Att förbereda deltagarna på bästa sätt.

Den första punkten behandlar Patrik i sin artikel i detta nummer. Jag kommer att hålla mig till det senare.
Vad är det då en blivande deltagare behöver veta inför ett arrangemang? En svår fråga att svara på. Det varierar mellan olika arrangemang och olika personer, somliga är nybörjare andra inte osv.
Som arrangör måste man undvika att förutsätta att alla känner till allt i förväg. Den som upptäcker att han eller hon har missat något, kommer att känna sig dum och ovälkommen, och det är antagligen det sista arrangören vill. Se därför till att du som arrangör gör allt som står i din makt för att förse alla med all den information de behöver.
Men se upp! Det är skillnad på bristande kunskap och dumhet. "Förolämpa aldrig din läsares intelligens, men förutsätt ingen kunskap" är en regel för skribenter, och den gäller även här. Samma information kan förmedlas på olika sätt genom att använda olika tonläge i texten. Den som anlägger en förmanande attityd till läsarna med många "krav" och "måste" i texten få inte samma bemötande som den som väljer att uttrycka sig på ett annat sätt.
För att komma rätt i tonläget är det bra att betrakta de man skriver för, dvs de blivande deltagarna, som något positivt. Dvs som duktiga, intressanta människor som kommer att tillföra ditt arrangemang något bara de kommer, inte som en bunt bråkstakar som ändå aldrig gör som du säger.

Som Patrik påpekar i sin artikel här bredvid finns det fler sätt att nå deltagarna än pappersutskick. Telefon och epost är bra komplement, men har svårt att ersätta ett välgjort utskick.
Väljer du att skriva ett utskick, som jag förutsatta ovan, finns det åtskilligt att tänka på. Dels texternas utformning, men även layouten och bilderna kan vara synnerligen betydelsefulla för vilket bemötande ditt utskick får.
Bilden är, liksom texten, ett medium för att sprida information, den kan fylla fler syften än att vara dekorativ. Valet av bilder att komplettera texten med är därför betydelsefullt. Har du tillgång till en tecknare kan ni göra riktigt roliga saker. Genom att tillsammans med tecknaren omsorgsfullt välja motiv och utformning kan information förmedlas som är mycket svår att beskriva i ord.
Försök också få bilderna så trogna i detaljerna som möjligt, då blir det lättare för deltagarna att identifiera sig med Erborigien och få en känsla för vilket slags äventyr du vill skapa. Undvik också att använda "arkivbilder" från gamla utskick eller välkända bilder från t.ex. Eddan. Sådana bilder är tröttsamma och har i det närmaste inget informationsinnehåll.

När var hur

Formeln när-var-hur har ofta använts för att spalta upp det som måste förmedlas till deltagarna. Den är bra. Det är tre viktiga frågor som givetvis måste besvaras. Formeln har dock begränsningar. Det finns oftast mycket mer som bör berättas men som gärna faller utanför dess ramar.
Istället behöver nog en annan infallsvinkel användas. Mitt förslag är att identifiera målgrupper för informationen. Självklart är alla deltagare en målgrupp som skall nås av en viss information. Men det finns ofta olika grupper som behöver veta olika saker. Rövarna uppe i skogen behöver vanligtvis veta andra saker än hjältarna nere i dalen.
Generellt är det oerhört viktigt att se till att alla nås av information. Den deltagare som blir stående på fel mötesplats bara för att den har ändrats i sista stund blir inte glad. Även om arrangörerna förmedlar information via de grupper som skall delta så bör man förvissa sig om att informationen verkligen har nått ut.

Till alla deltagare

För att fortfarande hålla kvar vid den gamla frågan när? kan man undra vad svaret bör vara. Några punkter som är viktiga är:

Vad kostar det? (Både för icke medlemmar och medlemmar)
När skall det betalas?
Vad händer ifall jag inte betalar?
Hur länge kan jag avanmäla mig?
Vad händer med mina pengar ifall jag inte kommer?
När börjar rollspelet?
När slutar rollspelet? (Brukar ofta glömmas bort men är mycket viktigt att veta för att inte sista dagen skall tappa farten alldeles.)

Under frågan var? finns ett antal självklara saker att ta upp:

Var ligger äventyrsområdet?
Vilka gränser har området? (En karta är oftast nödvändig.)
Hur skall transporter ordnas? (Det brukar vara en god idé att arrangörerna hjälper till med detta då det kan locka fler att delta som t.ex. inte har egen bil.)

Det är väl främst frågan hur? som inte är så lätt att besvara. Det finns helt enkelt så otroligt mycket som platsar under den att det är svårt att komma ihåg att få med allt. Några punkter:

Mat

Hur ordnas mathållningen? Av deltagarna själva eller av arrangörerna?
Vilka möjligheter har arrangörerna att ordna med mat för t.ex. allergiker och vegetarianer.
Kommer det att finnas ett värdshus? Kan man lita på att det går att äta där? Vad kostar det på värdshuset? (Gärna en meny med priser i utskicket.)

Sova

Hur kommer det att ordnas med sovmöjlighter?
Är området myggfritt?

Avträden

Hur kommer det att ordnas med dass? Särskilt viktigt för långa äventyr i skogen. För större grupper kan det vara ide med separata avträden för män och kvinnor. Kvinnor som har mens behöver bessutom tillgång till rent vatten att tvätta sig i.

Sjukvård och larm

Vilken beredskap för olyckor kommer att finnas? Detta är arrangörens ansvar och bör beaktas noga.

Information

Vilken ytterligare information kan jag som deltagare förvänta mig? Fler utskick? Personliga samtal med arrangören?
Var vänder man sig om man har frågor? (Inte bara arrangörer, även världshandbok, nybörjarhäfte, sagogruppen mm kan ge svar på frågor.)

Intrigen och dess delar

Presentera huvudintrigen och dess aktörer. (Att ge en försmak på vad som kan förväntas hända lockar ofta fler att komma.)

Plats, både fränt och ofränt.

Vilka roller kommer det att finnas?
Vilka arrangerar, hur kontaktas de
Vilka är arrangörer? Vad har de för ansvarsområden?
Hur kommer man i kontakt med arrangörerna? När kan de nås?

Till varje enskild grupp

I det fall arrangemanget innehåller separata grupper är det oftast en god idé att betrakta dessa som enheter. De kan själva ordna med boende, mat, läger osv. Rätt hanterat kan en sådan organisation minska arrangörens belastning avsevärt. Varje grupp behöver dock sin egen information:

Har vår grupp ansvar för något praktiskt? (Mat, läger osv.)
Var skall vårt läger vara?
Vår grupps intriger? I vilken grad förväntas gruppen hitta på egna interna intriger själva?

Till varje deltagare

Som enskild deltagare är det viktigt att man får klart för sig vad som förväntas av en. Vad är deltagarens ansvar och vad är arrangörens?
Dessa frågor rör saker som:

Vad förväntas praktiskt? (Mat, sova, läger osv.)
Vad förväntas i rollförberedelse? (Skapa roll själv eller bli tilldelad en.)
Vad förväntas under rollspelet? (Skall rollen göra något särskilt. Vissa roller är mer betydelsefulla än andra för allas upplevelse.)
Vilka regler gäller? (Är det t.ex. acceptabelt att bli berusad?)

Många punkter blev det, men fler borde det vara. Jag är övertygad om att ovanstående inte på långa vägar preciserar allt som behöver sägas inför ett arrangemang. Det är antagligen bara en skrapning på ytan. Men jag hoppas att du som arrangör ger informationen en rejäl uppmärksamhet. Det är den som förmedlar din vision om arrangemanget till deltagarna, så att alla deltagare tillsammans kan skapa den tillställning du har arbetat så hårt för. För handen på hjärtat det är inte arrangören som gör ett levande rollspel till vad det blir utan rollspelets deltagare.